Objectif Zéro papier en entreprise avec numérisation de document

Publié le 04/04/2021
Catégorie : Général

Le développement du numérique a favorisé plusieurs changements dans le domaine administratif dont le plus en vogue continue non seulement de se répandre à travers le monde mais également susciter des réflexions. Il s’agit de l’objectif zéro papier en entreprise avec numérisation de document. Pour avoir plus d’information à ce propos, parcourez les différents sous-titres de cet article.

La numérisation de document : qu’est-ce que c’est ?

Avant tout, il faut préciser que la numérisation de documents représente un processus informatique intimement lié à la dématérialisation, consistant à changer un support papier en fichier digital. Ainsi, afin d’en savoir plus sur la dématérialisation, il est capital d’essayer de cerner ce concept. En effet, faisant partie intégrante de la transformation digitale des services et sociétés administratifs, la dématérialisation sert à numériser sans exception près tous les supports ou documents papier d’une société. La dématérialisation vise principalement à inciter les entreprises à privilégier l’archivage électronique au profit de l’archivage papier. Mieux, généralement accompagnée d’une gestion électronique des documents(GED), la dématérialisation sert non seulement à numériser les bulletins de salaires, des relevés bancaires, des bon de livraison et des factures mais à procéder également à leur signature ou leur conférer un statut de confidentialité et une valeur juridique.

Quels sont alors les avantages de l’objectif Zéro papier en entreprise ?

Il faut préciser que ledit objectif zéro papier en entreprise avec numérisation de document, les entreprises ont la possibilité d’éviter le gaspillage de papier mais également de protéger l’écologie ou l’environnement. De plus, libérant les espaces occupés par les meubles de rangement de dossiers, le zéro papier en entreprise préserve également les sociétés d’éventuels frais de timbres ou d’envoi de courrier, d’encre, de toner, d’imprimantes et de photocopieuses. Plus loin, l’entreprise sans papier favorise un travail rapide et met fin à plusieurs tracasseries. Il s’agit notamment des impressions lentes, des classements et de la recherche manuelle de documents. De même, grâce à cet objectif Zéro papier entreprise, les collaborateurs d’une entreprise peuvent non seulement travailler à distance, en repoussant les frontières géographiques et cela peu importe le moment ou l’heure mais aussi en augmentant leur productivité.

Pourquoi privilégier la numérisation de document ?

L’archivage numérique permet d’effectuer cinq tâches essentielles. Il s’agit entre autres du stockage de document, de la reconnaissance du contenu, de la recherche, de la copie et de la procédure d’indexation. Mieux, favorisant un stockage numérique, la numérisation de document permet non seulement de placer et de chiffrer toute variété de documents à savoir les graphes, les images, les textes, les objets physiques, les vidéos et même les sons. Offrant une panoplie de formats d’enregistrements, la numérisation de documents par le biais de la procédure l’indexation rend non seulement accessible les documents, mais favorise également une exploitation sécurisée. De plus, grâce aux sauvegardes de documents, l’archivage numérique élimine d’éventuels risques d’accident. Il s’agit essentiellement de l’inondation, des cambriolages et des incendies. En qui concerne la reconnaissance de contenu, ce nouveau procédé de gestion des archives propose des outils adaptés qui se chargent non seulement de récupérer, mais aussi de rendre exploitables les différentes informations. La reconnaissance des documents texte est prise en compte par le logiciel de reconnaissance de caractère. Quant aux fichiers sons, il faut clarifier que l’outil idéal pour leur traitement est la reconnaissance vocale.

Vous pouvez également consulter cet article pour en savoir plus sur la dématérialisation.